Si llegaste hasta acá probablemente ya estás cansado de buscar reservas en una hoja de Excel que tres personas editan al mismo tiempo, recibir capturas de pantalla de transferencias por WhatsApp a las 6 a. m. y descubrir el viernes que el tour del sábado tiene 18 cupos vendidos cuando la lancha cabe 14.
Este es el plan exacto que armamos con Caribbean Treasures —operador de lanchas en San Bernardo— para pasar de un caos manejable a un sistema que hoy procesa más de 300 reservas al mes. Lo escribimos por días para que lo puedas ejecutar tú solo (o tú con un asistente) sin contratar consultores.
Antes de empezar: la regla de oro
No vas a borrar Excel el día 1. Vas a correr Excel y Tiketiki en paralelo durante toda la semana. La transición es como cambiar las llantas en marcha: sí se puede, pero no se hace cerrando los ojos.
Lo segundo: este plan asume que ya tienes un negocio funcionando. Si todavía no tienes ni una ruta vendida, primero vende a 5 personas a mano. Después digitalizas. La tecnología no arregla un negocio que no existe.
Día 1 — Inventario actual (2 h)
Antes de tocar un sistema, escribe en una hoja en blanco todo lo que tu operación tiene HOY. No lo que quieres tener: lo que efectivamente está pasando.
- Cuántas embarcaciones tienes y la capacidad real (no la del registro, la real con chalecos puestos).
- Cuántas rutas vendes activamente y a qué precio público.
- Cuántas personas en tu equipo tocan reservas (caja, conductor, dueño, asistente).
- Cuántos canales de venta usas (WhatsApp, Booking, Airbnb Experiences, hoteles aliados, walk-in).
El objetivo del día 1 NO es hacer cambios. Es ver el mapa. La mayoría de operadores se sorprenden el día 1: tienen 4 rutas pero solo venden 2, tienen 3 personas tomando reservas pero solo una sabe los precios actualizados, y nadie sabe exactamente cuántos cupos vendieron el mes pasado.
Día 2 — Captura precios y rutas (2 h)
Hoy escribes la versión definitiva de tu catálogo. Una sola hoja, un solo lugar. Cada ruta lleva: nombre comercial, origen, destino, duración real (no la de la brochure), capacidad por embarcación, precio adulto, precio niño, qué incluye y qué NO incluye.
Ese "qué NO incluye" es el detalle más subestimado del negocio. El 80% de los reclamos en operación turística son por expectativa mal seteada: el cliente creía que el almuerzo estaba incluido y no estaba. Escríbelo, ponlo en negrilla y haz que tu equipo lo repita en cada venta.
También define horarios. Aunque vendas "salidas a demanda", elige bloques fijos (ej: 8:00, 10:00, 14:00). Los bloques fijos te permiten consolidar pasajeros, predecir capacidad y vender online sin que el cliente tenga que llamarte para preguntar a qué hora sale.
- Mínimo 1 ruta con su precio adulto/niño en COP.
- Mínimo 2 horarios de salida fijos por ruta.
- Capacidad por embarcación documentada (con foto de la matrícula si puedes).
- Lista de "qué incluye" y "qué NO incluye" por ruta.
Día 3 — Configura tu cuenta Tiketiki (2 h)
Con el inventario del día 1 y los precios del día 2, hoy creas tu cuenta. El registro toma 10 minutos. Lo que toma tiempo es cargar las rutas con calma, sin errores de tipeo en el precio.
Conecta Wompi para recibir pagos online (Wompi cobra alrededor del 3% por transacción y se paga al hacer la venta, no por adelantado). Si no tienes cuenta Wompi, abrirla toma 24 horas con cédula y RUT. Hazlo HOY para no quedarte trabado el día 6.
Crea tus usuarios: tú como admin, tu cajero como agente, tus conductores con rol conductor (entran con PIN de 6 dígitos, no necesitan email). Define quién puede ver qué. La operación sin permisos claros es la operación que se pelea.
Día 4 — Migra los primeros clientes (2 h)
Hoy NO vas a migrar 5 años de historia. Vas a migrar las reservas de la próxima semana. Solo eso. Si Excel dice que tienes 12 reservas confirmadas para el sábado, las metes manualmente en Tiketiki, generas su QR y se las reenvías al cliente.
Este paso es psicológicamente el más difícil porque sientes que estás duplicando trabajo. Y sí, lo estás duplicando. Pero el sábado, cuando llegue la primera reserva escaneada por QR en lugar de un nombre garabateado en una libreta, vas a entender por qué.
No migres reservas viejas (las que ya pasaron). No las necesitas para operar y solo te van a enredar el reporte. Si el contador las pide, déjalas en Excel para consulta histórica.
Día 5 — Capacita un conductor (1.5 h)
Elige UN conductor —el más curioso, el que ya usa WhatsApp Business, el que se atreve a probar cosas— y enséñale a embarcar con QR. Con uno que sepa, los demás aprenden por imitación en 48 horas.
La capacitación es: descargar la app web (no es app de tienda, es PWA), entrar con su PIN, abrir la salida del día, escanear los QR de los pasajeros que llegan al muelle. Con esto basta. Si le explicas también el dashboard de admin, el reporte Telegram y la facturación electrónica el primer día, lo vas a saturar y va a volver al cuaderno.
Día 6 — Soft launch con familia y amigos (2 h)
Hoy abres tu sitio público de reservas (Tiketiki te da un subdominio gratis tipo "tunegocio.tiketiki.com" mientras conectas tu dominio propio) y mandas el link a 5 personas que conozcas. Familia. Tu compadre. El gerente del hotel aliado. Que reserven de verdad, paguen de verdad y se embarquen de verdad.
Vas a encontrar 3 cosas: 1) un texto que suena raro en el sitio web, 2) un email de confirmación que llega a la carpeta de spam, 3) un cliente que no encontró el botón de pago. Las 3 cosas se arreglan en 30 minutos. La gracia del soft launch es encontrarlas con familia, no con un cliente real que te puso 1 estrella.
Importante: cobra precio normal a tu familia. Si les regalas el tour para "probar el sistema", no estás probando el sistema —estás probando un regalo. El sistema solo cuenta cuando hay plata real moviéndose.
Día 7 — Lanzamiento público + KPIs a medir
Hoy publicas el link de reservas en todos tus canales: bio de Instagram, WhatsApp Business, firma de email, hoteles aliados. Y le avisas a tu equipo que a partir de mañana las reservas nuevas SOLO entran por el sistema. Excel queda como consulta histórica.
Define los 4 KPIs que vas a mirar cada lunes. No 12. Cuatro. Más de cuatro y nadie los mira:
- Reservas online vs reservas manuales (objetivo: 80/20 en 60 días).
- Tasa de no-show (objetivo: bajar de 15% a menos de 5% con recordatorios automáticos).
- Tiempo promedio de embarque por pasajero (objetivo: bajo 1 minuto).
- Reporte de cierre diario que llegue a Telegram automáticamente sin que nadie lo arme.
Si los 4 KPIs van bien al día 30, ya ganaste. La parte difícil de la digitalización no es el software: es la disciplina de revisar el dashboard cada lunes a las 8:00 a. m. con un café, durante 8 semanas seguidas.
Después: ¿y ahora qué?
En Caribbean Treasures, después del día 7, la siguiente palanca fueron los recordatorios de embarque por WhatsApp a 30 minutos antes. Con eso solo, los no-shows pasaron de 15% a menos de 6%. Después vino la consolidación de salidas multi-operador, los reportes Telegram y la conexión con hoteles aliados.
Pero todo eso fue capa 2. La capa 1 —la base— se construyó en estos 7 días. Si haces este plan en serio, 6 meses después vas a tener un negocio que no depende de que tú estés despierto a las 6 a. m. revisando capturas de WhatsApp. Y eso, créenos, vale más que cualquier feature.
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